L’enregistrement d’un paiement de facture dans Tasqable permet de suivre les paiements reçus pour les services ou produits fournis. Cette fonctionnalité assure que la situation financière de votre entreprise est à jour et reflète avec précision les paiements reçus.
Cela aide également à maintenir une relation transparente avec vos clients en mettant à jour le statut de leurs factures en temps réel.
L’option de ne pas envoyer d’email de confirmation de paiement offre la flexibilité de communiquer cette information à la discrétion de l’entreprise.
Comment faire ?
- Accéder à la facture : Dans la zone d’administration, visualisez la facture concernée.
- Enregistrer le paiement : Cliquez sur le bouton « Règlement » pour ouvrir le formulaire d’enregistrement de paiement.
- Détails du paiement :
- Montant reçu : Saisissez le montant payé. Ce champ sera pré-rempli avec le montant dû.
- Date de paiement : Sélectionnez la date. La date actuelle est choisie par défaut.
- Mode de paiement : Choisissez un mode de paiement disponible. Si le mode de paiement désiré n’apparaît pas, vérifiez vos configurations.
- Note de paiement : Vous pouvez ajouter une note supplémentaire concernant le paiement.
- Option email : Cochez « Ne pas envoyer d’email de paiement enregistré » si vous ne souhaitez pas informer les contacts clients du paiement enregistré.
- Sauvegarde : Cliquez sur « Enregistrer ». Le statut de la facture sera mis à jour automatiquement en fonction du montant payé.
Notifications par Email :
- Aux contacts clients : Si l’option d’envoi d’email est activée, un email avec le PDF du paiement sera envoyé aux contacts clients pour les informer du paiement enregistré.
- Au personnel : Un email sera également envoyé au personnel (agent de vente et créateur de la facture) informant du paiement, particulièrement utile pour les paiements en ligne.
Personnalisation de l’Email :
Pour modifier le contenu de l’email envoyé, allez dans Paramètres -> Configuration -> Modèles d’email -> Paiement de facture enregistré (Envoyé aux contacts clients).
Cette procédure permet une gestion efficace des paiements reçus et assure que les informations financières sont à jour, renforçant ainsi la confiance et la satisfaction des clients.